Ordner Itu Apa Sih? Panduan Lengkap Buat Kamu yang Sering Bingung!

Daftar Isi

Ordner adalah istilah yang mungkin sering kamu dengar, terutama di lingkungan perkantoran, sekolah, atau tempat-tempat yang berhubungan dengan administrasi. Tapi, sebenarnya apa sih ordner itu? Secara sederhana, ordner adalah sebuah alat atau perlengkapan kantor yang digunakan untuk menyimpan dan mengarsipkan dokumen atau berkas agar tertata rapi dan mudah ditemukan kembali. Bayangkan ordner seperti rumah bagi dokumen-dokumen pentingmu.

Definisi Ordner Lebih Dalam¶

Jika kita telaah lebih lanjut, ordner bukan sekadar wadah biasa. Ia dirancang khusus dengan mekanisme tertentu agar dokumen tidak mudah tercecer dan tetap teratur. Biasanya, ordner terbuat dari bahan karton tebal atau plastik yang kokoh, sehingga mampu melindungi dokumen di dalamnya dari debu, air, atau kerusakan fisik lainnya. Ciri khas utama ordner adalah adanya ring binder atau mekanisme pengunci di dalamnya. Mekanisme ini memungkinkan kamu untuk melubangi kertas dan menyimpannya secara sistematis di dalam ordner.

Istilah “ordner” sendiri sebenarnya berasal dari bahasa Belanda, yaitu ordner, yang memiliki arti pengatur atau penata. Nama ini sangat sesuai dengan fungsi utama ordner, yaitu untuk mengatur dan menata dokumen agar lebih terorganisir. Di Indonesia, istilah ordner sudah sangat umum digunakan dan menjadi bagian tak terpisahkan dari perlengkapan kantor.

Sejarah Singkat Ordner¶

Meskipun terlihat sederhana, ordner memiliki sejarah yang cukup panjang. Konsep penyimpanan dokumen terstruktur sebenarnya sudah ada sejak lama, namun ordner modern seperti yang kita kenal sekarang baru mulai populer pada abad ke-19. Seiring dengan perkembangan industri dan administrasi perkantoran, kebutuhan akan sistem pengarsipan yang efisien semakin meningkat.

Pada awalnya, dokumen seringkali hanya ditumpuk begitu saja atau disimpan dalam map biasa yang kurang praktis. Kemudian, muncul ide untuk menggunakan penjepit atau pengikat kertas agar dokumen tidak berantakan. Dari sinilah konsep ring binder mulai berkembang. Ordner dengan mekanisme ring binder pertama kali dipatenkan di Jerman pada tahun 1886 oleh Friedrich Soennecken. Desainnya yang inovatif dan praktis dengan cepat menyebar ke seluruh dunia dan menjadi standar dalam pengarsipan dokumen hingga saat ini.

Jenis-Jenis Ordner yang Umum Ditemui¶

Di pasaran, ada berbagai jenis ordner yang tersedia, masing-masing dengan karakteristik dan kegunaan yang sedikit berbeda. Berikut adalah beberapa jenis ordner yang paling umum ditemui:

Ordner Ring Binder (Ordner dengan Ring)¶

Ini adalah jenis ordner yang paling klasik dan paling banyak digunakan. Sesuai namanya, ordner ini menggunakan mekanisme ring binder yang terdiri dari dua atau tiga buah ring berbentuk lingkaran atau setengah lingkaran. Cara kerjanya cukup sederhana, kamu perlu melubangi dokumen menggunakan perforator (pembolong kertas), lalu memasukkan lubang tersebut ke dalam ring ordner.

Kelebihan ordner ring binder:

• Harga relatif terjangkau: Dibandingkan jenis ordner lain, ring binder biasanya lebih murah.
• Mudah ditemukan: Tersedia di hampir semua toko alat tulis kantor.
• Pilihan ukuran dan warna beragam: Kamu bisa memilih ukuran dan warna sesuai kebutuhan dan selera.
• Ring mudah dibuka dan ditutup: Memudahkan proses menambah atau mengurangi dokumen.

Kekurangan ordner ring binder:

• Kapasitas penyimpanan terbatas: Biasanya tidak bisa menampung dokumen sebanyak lever arch file.
• Ring bisa bengkok atau rusak: Jika terlalu sering dibuka tutup atau terbentur.

Ordner Lever Arch File (Ordner dengan Tuas)¶

Jenis ordner ini memiliki mekanisme pengunci yang lebih kuat dan kokoh dibandingkan ring binder, yaitu lever arch mechanism. Mekanisme ini menggunakan tuas (lever) untuk membuka dan menutup ring ordner. Biasanya, lever arch file terbuat dari karton yang lebih tebal dan dilapisi dengan lapisan luar yang lebih tahan lama.

Kelebihan ordner lever arch file:

• Kapasitas penyimpanan lebih besar: Bisa menampung dokumen lebih banyak dibandingkan ring binder.
• Mekanisme pengunci lebih kuat dan stabil: Dokumen lebih aman dan tidak mudah bergeser.
• Lebih tahan lama dan awet: Cocok untuk penggunaan jangka panjang dan penyimpanan dokumen penting.
• Tampilan lebih profesional: Sering digunakan di kantor-kantor karena terlihat lebih rapi dan formal.

Kekurangan ordner lever arch file:

• Harga lebih mahal: Dibandingkan ring binder.
• Sedikit lebih rumit dalam membuka dan menutup: Membutuhkan sedikit penyesuaian awal.
• Pilihan warna dan desain mungkin lebih terbatas: Biasanya lebih fokus pada fungsi dan ketahanan.

Ordner Box File (Ordner Kotak)¶

Ordner jenis ini berbentuk kotak dan biasanya tidak menggunakan ring binder atau lever arch mechanism. Cara menyimpan dokumen di box file adalah dengan menumpuknya secara vertikal atau horizontal di dalam kotak. Box file sering digunakan untuk menyimpan dokumen yang tidak perlu dilubangi atau dokumen yang sudah dimasukkan ke dalam map folder.

Kelebihan ordner box file:

• Cocok untuk menyimpan dokumen tanpa dilubangi: Seperti majalah, brosur, atau dokumen dalam map.
• Mudah dipindahkan dan ditumpuk: Bentuk kotak memudahkan penyimpanan di rak atau lemari.
• Melindungi dokumen dari debu dan kerusakan: Kotak tertutup memberikan perlindungan ekstra.
• Harga relatif terjangkau: Tergantung bahan dan ukuran.

Kekurangan ordner box file:

• Kurang praktis untuk dokumen yang sering diakses: Perlu membongkar tumpukan untuk mencari dokumen tertentu.
• Tidak se-terstruktur ordner ring binder atau lever arch file: Dokumen bisa kurang tertata rapi jika tidak diorganisir dengan baik di dalamnya.

Ordner Bantex (Contoh Merek Populer)¶

Bantex adalah salah satu merek ordner yang sangat populer dan dikenal luas di Indonesia. Sebenarnya, Bantex bukanlah jenis ordner, melainkan merek dagang dari perusahaan alat tulis kantor. Namun, karena popularitasnya, istilah “ordner Bantex” sering digunakan untuk merujuk pada ordner berkualitas baik, terutama jenis lever arch file. Ordner Bantex dikenal karena kualitas bahan yang bagus, mekanisme yang awet, dan pilihan warna yang menarik. Meskipun harganya mungkin sedikit lebih tinggi dibandingkan merek lain, banyak orang memilih ordner Bantex karena kualitas dan kepercayaannya.

Selain jenis-jenis di atas, ada juga ordner khusus seperti ordner gantung (hanging file folder) yang digunakan dalam laci filing cabinet, atau ordner presentasi yang memiliki tampilan lebih menarik dan sering digunakan untuk keperluan presentasi atau promosi.

Manfaat Menggunakan Ordner dalam Kehidupan Sehari-hari¶

Menggunakan ordner dalam mengorganisir dokumen memiliki banyak manfaat, baik di lingkungan kerja maupun dalam kehidupan pribadi. Berikut adalah beberapa manfaat utama menggunakan ordner:

1. Dokumen Tertata Rapi dan Terorganisir: Manfaat paling jelas dari ordner adalah membuat dokumen menjadi lebih rapi dan terstruktur. Dengan menyimpan dokumen dalam ordner, kamu bisa menghindari tumpukan kertas yang berantakan dan sulit dicari. Kamu bisa mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori, tanggal, atau proyek, sehingga memudahkan pencarian saat dibutuhkan.

2. Memudahkan Pencarian Dokumen: Ketika dokumen tertata rapi dalam ordner, proses pencarian dokumen menjadi jauh lebih cepat dan efisien. Kamu tidak perlu lagi membuang waktu untuk mencari-cari dokumen di antara tumpukan kertas yang tidak teratur. Cukup lihat label pada ordner, dan kamu bisa langsung menemukan dokumen yang kamu cari.

3. Melindungi Dokumen dari Kerusakan: Ordner terbuat dari bahan yang kokoh dan dapat melindungi dokumen dari debu, kotoran, air, lipatan, atau kerusakan fisik lainnya. Ini sangat penting terutama untuk dokumen-dokumen penting yang perlu dijaga keutuhannya dalam jangka panjang.

4. Meningkatkan Produktivitas dan Efisiensi Kerja: Dengan dokumen yang terorganisir dengan baik, kamu bisa bekerja lebih efektif dan efisien. Waktu yang biasanya terbuang untuk mencari dokumen bisa dialihkan untuk mengerjakan tugas-tugas lain yang lebih produktif. Lingkungan kerja yang rapi dan teratur juga dapat meningkatkan fokus dan konsentrasi.

5. Menciptakan Lingkungan Kerja yang Profesional: Penggunaan ordner dalam pengarsipan dokumen juga memberikan kesan profesional dan terorganisir. Lingkungan kerja yang rapi dan tertata mencerminkan profesionalisme dan kredibilitas sebuah organisasi atau individu. Ini penting terutama dalam lingkungan perkantoran atau bisnis yang sering berurusan dengan klien atau pihak eksternal.

6. Memudahkan Mobilitas Dokumen: Ordner juga memudahkan mobilitas dokumen. Kamu bisa dengan mudah membawa ordner berisi dokumen-dokumen penting ke luar kantor atau ke tempat lain tanpa khawatir dokumen tercecer atau rusak. Beberapa jenis ordner bahkan dilengkapi dengan pegangan atau handle untuk memudahkan dibawa.

7. Menghemat Ruang Penyimpanan: Dibandingkan dengan menumpuk dokumen begitu saja, menggunakan ordner dapat menghemat ruang penyimpanan. Ordner didesain agar bisa ditumpuk atau disimpan secara vertikal di rak atau lemari, sehingga memaksimalkan penggunaan ruang yang tersedia.

Cara Memilih Ordner yang Tepat Sesuai Kebutuhan¶

Memilih ordner yang tepat sangat penting agar fungsi pengarsipan dokumen bisa berjalan optimal. Berikut adalah beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan saat memilih ordner:

1. Jenis Dokumen yang Akan Disimpan: Pertimbangkan jenis dokumen yang akan kamu simpan. Jika dokumennya banyak dan tebal, lever arch file dengan kapasitas besar mungkin lebih cocok. Jika dokumennya tidak terlalu banyak atau berupa map folder, ring binder atau box file bisa menjadi pilihan. Untuk dokumen yang tidak perlu dilubangi, box file adalah pilihan terbaik.

2. Ukuran Ordner: Ukuran ordner biasanya disesuaikan dengan ukuran kertas standar, yaitu A4 atau folio (F4). Pilih ukuran ordner yang sesuai dengan ukuran dokumen yang akan kamu simpan. Pastikan dokumen tidak terlipat atau tertekuk di dalam ordner.

3. Mekanisme Pengunci: Pilih mekanisme pengunci yang sesuai dengan kebutuhan dan preferensi kamu. Ring binder cocok untuk penggunaan ringan dan dokumen yang tidak terlalu banyak. Lever arch file lebih kuat dan stabil untuk dokumen yang lebih banyak dan penting. Box file tidak menggunakan mekanisme pengunci, cocok untuk penyimpanan dokumen tumpuk.

4. Bahan Ordner: Ordner tersedia dalam berbagai bahan, mulai dari karton biasa, karton tebal, hingga plastik. Pilih bahan yang sesuai dengan tingkat perlindungan yang kamu butuhkan. Ordner dari karton tebal atau plastik lebih tahan lama dan awet.

5. Kualitas dan Ketahanan: Perhatikan kualitas dan ketahanan ordner, terutama jika kamu berencana menggunakannya dalam jangka panjang. Pilih merek yang terpercaya dan memiliki reputasi baik. Periksa kekuatan mekanisme pengunci dan ketebalan bahan ordner.

6. Warna dan Desain: Ordner tersedia dalam berbagai warna dan desain. Kamu bisa memilih warna dan desain yang sesuai dengan selera atau kebutuhan pengkategorian dokumen. Misalnya, gunakan warna berbeda untuk kategori dokumen yang berbeda.

7. Harga Ordner: Harga ordner bervariasi tergantung jenis, ukuran, bahan, dan merek. Sesuaikan pilihan ordner dengan budget yang kamu miliki. Pertimbangkan bahwa ordner berkualitas baik mungkin lebih mahal, tetapi lebih awet dan memberikan perlindungan yang lebih baik untuk dokumenmu.

Tips Menggunakan Ordner Secara Efektif untuk Pengarsipan Dokumen¶

Agar penggunaan ordner lebih efektif dan optimal, berikut adalah beberapa tips yang bisa kamu terapkan:

1. Buat Sistem Kategorisasi yang Jelas: Sebelum mulai menyimpan dokumen dalam ordner, buat sistem kategorisasi yang jelas dan mudah dipahami. Kelompokkan dokumen berdasarkan jenis, topik, tanggal, proyek, atau kriteria lain yang relevan. Sistem kategorisasi yang baik akan sangat membantu dalam proses pencarian dokumen nantinya.

2. Beri Label yang Jelas pada Setiap Ordner: Label pada ordner sangat penting untuk memudahkan identifikasi isi ordner. Gunakan label yang jelas, ringkas, dan mudah dibaca. Tuliskan kategori atau isi utama ordner pada label tersebut. Kamu bisa menggunakan label kertas atau label print untuk tampilan yang lebih rapi.

3. Gunakan Pembatas (Divider) di Dalam Ordner: Untuk ordner ring binder atau lever arch file, gunakan pembatas atau divider untuk memisahkan kategori dokumen yang berbeda di dalam ordner. Pembatas akan membantu dokumen lebih terstruktur dan memudahkan pencarian dokumen spesifik. Beri label juga pada setiap pembatas untuk menandai kategori dokumen.

4. Urutkan Dokumen Secara Sistematis: Urutkan dokumen di dalam ordner secara sistematis, misalnya berdasarkan tanggal, abjad, atau nomor urut. Konsistensi dalam pengurutan akan memudahkan kamu mencari dokumen tertentu di dalam ordner.

5. Buat Daftar Isi Ordner (Opsional): Jika perlu, buat daftar isi untuk setiap ordner, terutama untuk ordner yang berisi banyak dokumen atau dokumen yang kompleks. Daftar isi bisa berupa catatan singkat atau file digital yang mencantumkan daftar dokumen yang ada di dalam ordner dan lokasinya.

6. Rutin Melakukan Pembersihan dan Pembaruan Ordner: Lakukan pembersihan dan pembaruan ordner secara rutin, misalnya sebulan sekali atau setahun sekali. Singkirkan dokumen yang sudah tidak relevan atau kadaluarsa. Perbarui label jika ada perubahan kategori atau isi ordner. Pemeliharaan rutin akan menjaga ordner tetap rapi dan up-to-date.

7. Simpan Ordner di Tempat yang Tepat: Simpan ordner di tempat yang kering, bersih, dan mudah diakses. Rak buku, lemari arsip, atau meja kerja bisa menjadi tempat penyimpanan ordner yang baik. Hindari menyimpan ordner di tempat yang lembab atau terkena sinar matahari langsung.

Ordner di Era Digital? Apakah Masih Relevan?¶

Di era digital seperti sekarang, banyak dokumen yang sudah beralih ke format digital. Namun, apakah ordner masih relevan? Jawabannya, sangat relevan! Meskipun dokumen digital semakin populer, dokumen fisik masih tetap ada dan penting dalam banyak aspek kehidupan.

Alasan mengapa ordner masih relevan di era digital:

• Dokumen Fisik Masih Ada: Tidak semua dokumen bisa atau boleh didigitalkan. Dokumen-dokumen penting seperti akta kelahiran, ijazah asli, sertifikat tanah, atau dokumen kontrak asli biasanya tetap dalam bentuk fisik. Ordner tetap dibutuhkan untuk menyimpan dan mengarsipkan dokumen-dokumen fisik ini.
• Kebutuhan Arsip Fisik: Beberapa instansi atau perusahaan mungkin masih membutuhkan arsip fisik untuk keperluan legalitas, audit, atau kepatuhan terhadap peraturan tertentu. Ordner menjadi solusi praktis untuk memenuhi kebutuhan arsip fisik ini.
• Preferensi Personal: Sebagian orang mungkin lebih nyaman dan terbiasa bekerja dengan dokumen fisik. Membaca, menandai, atau mencatat di dokumen fisik terasa lebih intuitif bagi sebagian orang. Ordner membantu mereka mengorganisir dokumen fisik sesuai preferensi mereka.
• Backup Dokumen Digital: Ordner juga bisa berfungsi sebagai backup untuk dokumen-dokumen digital penting. Mencetak dokumen digital penting dan menyimpannya dalam ordner bisa menjadi langkah pencegahan jika terjadi masalah pada sistem digital atau kehilangan data.
• Material Presentasi Fisik: Dalam beberapa situasi, presentasi atau materi promosi fisik masih dibutuhkan. Ordner bisa digunakan untuk mengorganisir dan membawa materi presentasi fisik seperti handout, brosur, atau sample produk.

Meskipun penggunaan dokumen digital terus meningkat, ordner tetap memiliki peran penting dalam pengarsipan dan organisasi dokumen fisik. Keduanya, dokumen digital dan dokumen fisik, dapat berjalan berdampingan dan saling melengkapi. Ordner akan terus menjadi solusi praktis dan efektif untuk mengelola dokumen fisik agar tetap rapi, terorganisir, dan mudah ditemukan.

Fakta Menarik Seputar Ordner¶

Berikut adalah beberapa fakta menarik seputar ordner yang mungkin belum kamu ketahui:

• Ordner Pertama Dipatenkan di Jerman: Seperti disebutkan sebelumnya, ordner modern dengan mekanisme ring binder pertama kali dipatenkan oleh Friedrich Soennecken di Jerman pada tahun 1886. Jerman memang dikenal sebagai negara yang menghasilkan banyak inovasi dalam bidang teknologi dan industri.
• Nama “Ordner” dari Bahasa Belanda: Istilah “ordner” berasal dari bahasa Belanda, ordner, yang berarti pengatur atau penata. Penggunaan istilah Belanda dalam bahasa Indonesia cukup banyak, terutama dalam bidang administrasi dan perkantoran, karena pengaruh kolonialisme Belanda di masa lalu.
• Ordner Berbagai Ukuran dan Warna: Ordner tersedia dalam berbagai ukuran, mulai dari ukuran kecil untuk catatan hingga ukuran besar untuk dokumen folio. Selain ukuran, ordner juga hadir dalam beragam warna, mulai dari warna standar seperti hitam, biru, merah, hijau, hingga warna-warna cerah dan motif yang menarik. Pilihan warna dan ukuran ini memungkinkan pengguna untuk menyesuaikan ordner dengan kebutuhan dan preferensi mereka.
• Ordner Ramah Lingkungan: Saat ini, semakin banyak produsen ordner yang mulai memproduksi ordner ramah lingkungan. Ordner ramah lingkungan biasanya terbuat dari bahan daur ulang atau bahan yang dapat didaur ulang, serta menggunakan tinta dan perekat yang tidak berbahaya bagi lingkungan. Pilihan ordner ramah lingkungan adalah langkah kecil namun berarti dalam mendukung keberlanjutan lingkungan.
• Ordner Bukan Hanya untuk Kantor: Meskipun identik dengan perlengkapan kantor, ordner sebenarnya bisa digunakan untuk berbagai keperluan di luar kantor. Di rumah, ordner bisa digunakan untuk mengorganisir dokumen pribadi, resep masakan, koleksi majalah, atau bahkan foto-foto kenangan. Siswa dan mahasiswa juga sering menggunakan ordner untuk menyimpan catatan pelajaran atau tugas kuliah. Fleksibilitas ordner membuatnya berguna dalam berbagai situasi.

Kesimpulan¶

Ordner adalah alat pengarsipan dokumen yang sangat penting dan bermanfaat, baik di lingkungan perkantoran, pendidikan, maupun kehidupan pribadi. Dengan menggunakan ordner, dokumen menjadi lebih tertata rapi, mudah dicari, dan terlindungi dari kerusakan. Meskipun era digital semakin maju, ordner tetap relevan dan dibutuhkan untuk mengelola dokumen fisik. Memilih jenis ordner yang tepat dan menggunakannya secara efektif akan sangat membantu dalam menciptakan sistem pengarsipan dokumen yang efisien dan profesional.

Ajakan untuk Berkomentar¶

Nah, sekarang kamu sudah lebih paham kan apa itu ordner, jenis-jenisnya, manfaatnya, dan tips penggunaannya. Apakah kamu punya pengalaman menarik atau tips lain dalam menggunakan ordner? Yuk, share di kolom komentar di bawah! Atau mungkin kamu punya pertanyaan seputar ordner? Jangan ragu untuk bertanya, kita diskusi bareng!